ICT活用によって校務やその文章管理の効率化が図れます
学校におけるICT活用として、教育委員会と学校でのメールや、掲示板での情報共有、文書管理の電子化が進んでいます。ある地方自治体においては、全学校と教育委員会、関係機関が教育情報ネットワークで結ばれており、各校内の管理職には専用のコンピュータ整備が行われ、校務の情報化が図られています。学校の校務のほとんどは教頭先生が担っている為、教頭の業務を効率化していくことが課題です。その為、校長、教頭のコンピュータには処理能力の大きいデスクトップが整備されました。
教育情報ネットワークを整備するに当たっては、企業用ではなく、子ども達の出欠状況や教育委員会と学校間で行うさまざまな文書のやりとりなど、学校特有の機能が必要であるという認識が高まり、文書管理に関する機能が有効であるという考えになりました。これまで、教育委員会と学校との連絡は、ファックスや電話、紙などを用いて行われており、それらが教頭先生から各職員に伝わるという方式で行われていました。これらをコンピュータやネットワークが持つ通信機能で補うことにより、情報共有の部分を補うことができると考えられました。
導入するに当たっては、使わなければ立ちゆかない場面を作り出すことが大事です。第一段階として、教育委員会から学校への回答の必要のないお知らせの配信に使われています。学校現場ではお知らせを閲覧しており、お知らせの画面を見ないと仕事が立ちゆかないと感じる人も増えています。実際に、各学校の管理職からは、文書の処理が早くなったという意見が出ています。送った、送られていないという手違いも少なくなり、確実性も向上しています。また、文書管理の機能を用いれば、これまでのようにファイリングの必要性も無く、校務に関する負担も軽減することが実証されています。
文書管理の機能を用いることにより、教頭先生に集約する情報を素早く的確に処理することができ、子ども達も含めて多くの人が恩恵を受けていると言えます。
